Administration

De administrativa åtgärder som kan, eller behöver, göras i Lexplore Resultatportal kan bara göras av Screenare eller Användaradministratör

Tidslinjen ovan beskriver ett typiskt läsår med Lexplore från höstterminens början till vårterminens slut. 

Att skapa klasser 

En klass är knuten till ett specifikt läsår. Därför måste existerande klasser skapas på nytt och döpas om varje läsår, exempelvis klass 2A under läsåret:17/18 läggs till som klass 3A för läsåret: 18/19. En klass kan bara skapas på det aktuella läsåret. Läsåret avslutas den 31:a juli och börjar den 1:a augusti. Det går bara att lägga till elever i en klass på det aktuella läsåret.

En klass kan innehålla elever som går i olika årskurser. Det är bara screenare som har möjlighet att skapa klasser.

Lägg till en klass genom att navigera till översikten på skolan och tryck på den röda knappen ”+ Lägg till klass”. Namnge klassen och välj sedan spara. Se bilden nedan. Två klasser på samma läsår får inte ha samma namn.

Redigera eller radera en klass 

Det går att byta namn på klassen, genom att trycka på ”Redigera Klass” knappen som finns på klassöversikten, se figur nedan. Välj nytt namn och tryck på spara, se figur nedan. Bredvid knappen redigera klass, finns knappen ”Radera Klass”, tryck på den för att ta bort klassen samt elevernas association med klassen.

Det går inte att radera en klass som har elever med sparade resultat associerade med den klassen. Däremot går det att radera en klass där inga elever har testats ännu. När man trycker på ”radera klass” öppnas en verifieras ruta, där man måste bekräfta att man vill radera klassen. Åtgärden kan ej ångras. Se bilderna nedan. 

 Att lägga till elever

I början på varje läsår måste eleverna importeras eller läggas till i systemet, även om eleverna har testats på ett tidigare läsår. För att tidigare resultat ska kopplas samman till eleven används personnummer eller annat personligt ID. I Sverige används personnummer i största möjlig utsträckning. Tänk då på att använda formatet ÅÅÅÅMMDD-XXXX. Det är dock möjligt att använda annat unikt-ID än personnummer för elever med skyddad identitet eller tillfälligt personnummer.

Observera att om man inte använder ett identiskt ID för en och samma elev vid olika testtillfällen, kommer resultaten sparas på två separata ”elever”.

Varje elev har en teststatus kopplad till sig för att indikera vart i testprocessen hen befinner sig.

Elevstatus

Elever tas manuellt bort från testapplikationen utav Lexplores administratör när ett testtillfälle är avslutad. Vanligtvis är detta 2-6 veckor efter att testet genomförts.    

Om en elev inte genomför något test under testperioden eller skolåret, kommer hens status lämnas kvar som ”planerad att testas”. Observera att en elev bara ska testas en gång per testtillfälle, om flera tester genomförs med samma elev kommer statusen sättas till ”under granskning”. Sätt då en kommentar som beskriver vilket testresultat som ska tas bort eller flyttas.

I början på nästa läsår måste eleverna läggas till på nytt i deras nya klasser, se figur.

 Att lägga till en enskild elev 

Lägg till en elev i taget genom att trycka på den röda knappen ”Lägg till elev”, som pilen i bilden nedan visar.

Ett fönster öppnas upp där elevinformationen fylls i, enligt figur nedan. Alla fält utom kön är obligatoriska. Vill man ha möjlighet att få statistik och göra jämförelser med avseende på läsförmåga mellan könen är det rekommenderbart att ange den informationen likaså. Som beskrivet ovan, är det nödvändigt att det unika-ID (personnummer) som används är identiskt alla gånger eleven ska läggas till. Använd därför standardformatet på personnummer ÅÅÅÅMMDD-XXXX.

Årskurs ska väljs så det passar det planerade testtillfället. Avsluta genom att trycka spara, som pilen visar i figur nedan. Eleven ska direkt synas i elevlistan, med status ”planerad att testas”.

Importera elever och klasser med hjälp av Excel 

När en ny organisation skapas i Lexplores webbportal finns möjligheten att automatiskt skapa ingående skolor och klasser populerade med tillhörande elever genom att importera elevinformation från en Excelfil, funktionen ”Importera Elever”. 

Importen av elevinformationen måste följa ett definierat format. Varje kolumn måste ha en rubrik och det är nödvändigt att rubrikerna stavas korrekt. Tabellen nedan beskriver de nödvändiga rubrikerna samt tillåtna format på den inmatade elevinformationen. Det är dock inte obligatoriskt att uppge kön.

Obs! Namn måste anges i separata kolumner som Förnamn och Efternamn och INTE som en gemensam Namnkolumn.

Obs! Saknas någon kolumn/rubrik som visas i tabellen nedan kommer det inte gå att läsa in Excelfilen. Kolumnerna behöver dock inte vara i den specifika ordning som tabellen visar.

  • Se till att elevinformation från skolans elevregister exporteras till en krypterad Excelfil och skickas till Lexplore för hantering. Om kunden inte vill använda email kan filen laddas upp på Sharepoint.
  • Kontrollera att alla rubriker och dataformat per kolumn överensstämmer med tabellen ovan.
  • Spara Excelfilen på datorn.
  • Logga in på https://portal.lexplore.com om du inte redan är inloggad i Lexplores portal.
  • Tryck på knappen ”Importera Elever” för den organisation som elevinformationen gäller


  • Importera elevinformationen från Excelfilen genom att klicka på ”Välj Excelark” eller dra Excelfilen och släpp den på angiven plats. 

  • Dubbelkolla att elevinformationen stämmer. Information ges om något måste justeras i Excelfilen innan informationen kan sparas.
  • Om varningar visas, ta ställning till om det är ok att spara eller om Excelfilen först bör uppdateras, se exempel på varningar nedan.
  • Tryck Spara.
  • Definierade Skolor, Klasser och Elever enligt elevinformationen läggs nu automatiskt till systemet.

Obs! När elevinformation läggs till systemet kommer statusen för alla adderade elever att sättas till ”planerad att testas” vilket innebär att alla elever kan hittas i Lexplores applikation för de testutförare (screenare) som har tillgång till eleverna. Det är därför inte rekommenderbart att använda denna funktion för import av elevinformation annat än första gången då systemet tas i bruk samt i början på nytt läsår OM alla elever avses testas enligt Lexplores rekommendation. För inmatning av elever för uppföljande tester under ett läsår, använd funktionen ”Addera elever” under varje enskild klass.

Valideringsfel

Det går inte att spara vid valideringsfel. Något måste rättas till i Excelfilen avseende rubrik, format etc. Vanliga felmeddelanden kan vara: 

Felaktigt personnummer, Kontrollera uppgifterna för elev med angivet personnummer 1991121330541 

    • Ett felaktigt personnummer har angivits. Alla personnummer valideras så att formatet och kontrollsiffran stämmer.
    • Kontrollera att ett riktigt personnummer används
    • Har eleven skyddad identitet måste elevinformationen tas bort från Excelfilen och adderas separat.
    • Elever som har haft ett tillfälligt personnummer vid första inmatningen och sedan fått ett riktigt personnummer kommer att identifieras som en ny elev av systemet. För att undvika detta bör en uppdatering av den enskilda elevens personnummer göras i systemet innan elevinformationen innehållande det nya personnumret

Eleven existerar redan och har en screening med status pågående eller godkänd. Vi tillåter bara att hantera elever vars screening är kommande eller publicerad.

    • Eleven med det markerade personnumret har en icke avslutad testomgång. Eleven är fortfarande tillgänglig i applikationen. Kontakta Lexplore support för att få resultatet publicerat.

Det finns fler elever med samma personnummer i Excelfilen. 

    • Denna varning ges om samma personnummer används för mer än en elev i Excelfilen alternativt om samma elev har matats in två gånger i Excelfilen (samma personnummer).
Den valda Excelfilen: Elevdata.xlsx kunde ej laddas upp och bearbetas. Kontrollera Excelfilen.

    • Excelfilen kan inte läsas in. Kontrollera att alla kolumner är namngivna korrekt.
    • Kontrollera att inget av personnummer fälten är tomma.
Förnamn saknar värde.
    • Något av de obligatoriska fälten saknar värde, exempelvis förnamn, efternamn, klass eller  skola.

Varningar  

Eleven Lykke Wikström med personnummer: 19911213-3054 finns i systemet. Om du väljer att spara kommer eleven att sparas under namnet Lykke Falk 19911213-3054.

Den här varningen visas om en elev registreras under olika namn men under samma personnummer. 

Eleven Lykke Wikström finns redan i klassen Fredagsskolan: 3B. Sparar du kommer eleven att existera i klasserna: Fredagsskolan: 3B och Fredagsskolan: 4B.
En elev kan existera i två olika klasser.

Screena om elever

Efter att eleverna genomfört sitt första test på läsåret och resultaten har tagits bort från testapplikation är testtillfället avslutad. Inför nästa testtillfälle måste man markera de eleverna som man önskar screena igen. Normalt sett testas enbart en delmängd av eleverna vid det andra testtillfället i mitten på läsåret medan alla elever testas vid det tredje testtillfället i slutet på läsåret.

Genom att trycka på knappen ”Screena om” som finns både i skolvyn och klassvyn, se bild nedan, öppnas ett fönster med funktionalitet för att filtrera fram ett önskat urval av elever. Endast elever som har ett avslutat testtillfälle eller som är planerade att testas är tillgängliga. Elever som håller på att testas med status pågående eller publicerad visas ej. Observera att funktionen bara kan användas för att screena om elever under ett och samma läsår. I början på ett nytt läsår måste eleverna lägga in på nytt enskilt eller via Excel, se ovan.

Använd filtret för att filtrera fram elever i listan som ska screenas om. Elever som redan är planerade för att screenas om, har en blå checkbox ifylld. Klickar man ur den kommer en planerad elev att ändra tillbaka eleven från att vara planerad att testas till att ha ett avslutat testtillfälle, och då inte vara tillgängliga i testapplikationen. Det går inte att avmarkera elever som inte har testats på det aktuella läsåret, eftersom det skulle radera elevens association med läsåret och klassen  

Knappen ”Återställ”, tar bort alla ändringar som har gjorts under pågående planeringssession (även för de ändringar som gjorts på elever som inte syns med ett aktiverat filter). 

Ovanför elevlistan summeras antalet elever som ska testas under respektive testperiod. 

Under rubriken ”Markera alla” finns en checkbox. Klickar man i den, markeras alla elever som filtrerats fram. Trycker man på samma checkbox igen så avmarkeras alla de eleverna man nyss kryssade i. Notera att elever som inte har testats på det aktuella läsåret inte kan avmarkeras.

Vill man istället lägga till enskilda elever tycker man på checkboxen vid respektive elev så att den blir blå. Tryck på ”Nästa” för att gå vidare. Bekräfta att de ändringar som gjorts i valideringssteget och tryck sedan på ”Spara”. 

Redigera en elev 

Redigera en elevs personuppgifter genom att navigera in på den valda eleven och trycka på knappen ”Redigera elev”. Sedan går det att redigera de uppgifter som önskas. Tryck sedan på ”Spara”.

Efter avslutat testtillfälle 

Efter genomfört test kommer resultatet automatiskt granskas. De tester som har godkänd kvalité blir direkt tillgängliga för alla behöriga användare i Lexplores Resultatportal. Om resultatet blir ”under granskning” kommer Lexplores kvalitetsadministratör gå igenom testet innan det tillgängliggörs för alla användare. 

Flera sparade testresultat 

Det är möjligt att genomföra testet flera gånger på samma elev vid samma testtillfälle och spara dessa resultat så länge eleven är tillgänglig i applikationen. Vid upprepade tester kommer andra texter automatiskt att väljas in för att eleven inte ska få möjligheten att läsa samma texter två gånger. Elever som har flera resultat sparade på samma testtillfälle kommer bli ”under granskning” automatiskt. En orange ram kommer sättas kring resultatet för att förtydliga att resultatet inte är godkänt. Sätt då en kommentar för det testresultat som ska raderas eller flyttas, och kontakta Lexplores support om ärendet.

Bjuda in användare 

För att öppna administrationssidan för organisationer sätter du muspekaren över den röda ikonen som visar ditt namn, som bilden nedan visar. Klicka på ”Administration”. Här väljer du vilken organisation du vill bjuda in till. Tryck sedan på knappen ”+ Bjud in användare”, som bilden nedan visar.

 

 

Fyll i användarens kontaktuppgifter. Välj sedan behörighetsrollen och avgränsa vid behov behörigheten genom att ange specifikt läsår och specifik klass som användaren ska ha behörighet till. Tryck sedan på plustecknet (+) för att lägga till just den rollen med den definierade behörigheten till användaren. En användare kan ha flera roller samtidigt och får då samlad behörighet definierad för dessa roller. Tryck sedan på ”Skapa inbjudan” för att spara, se figur nedan.

Rollsystemet medför restriktioner på vilka som har behörighet att bjuda in nya användare och vilka roller de kan ha.

  • Screenare kan bjuda in: Rektorer, lärare, speciallärare och organisationsöversikt.
  • Användaradministratör kan bjuda in: Rektorer, lärare, speciallärare, organisationsöversikt och användaradministratör.

Kontakta Lexplore support för att lägga till screenare.

 

 

En inbjudan skickas inte direkt när inbjudan skapades. Den hamnar först under ”Ej skickade inbjudningar”. Det är alltså möjligt att först förbereda alla inbjudningar och sen skicka alla vid ett och samma tillfälle. Tryck på knappen ”skicka osända inbjudningar” se bilden nedan, då skickas ett aktiveringsmejl till dessa användare. Därefter behöver användarna öppna mejlet och skapa ett användarkonto med nytt lösenord samt verifiera med sms. En inbjudan är giltig i 28 dagar.

Skicka en individuell inbjudan 

Om man inte vill skicka alla inbjudningar samtidigt, är det möjligt att skicka en inbjudan i taget. Detta görs genom att trycka på namnet i listan över ”ej skickade inbjudningar” som figuren nedan visar, då öppnas ett nytt fönster som bilden nedan visar. Tryck på ”skicka inbjudan” som pilen visar. Det kan ta ett litet tag för datorn att skicka inbjudan.

När inbjudna är skickad läggs den i listan över skickade inbjudningar tills dess att användaren har aktiverat sitt konto. Inbjudan är giltig i 28 dagar.

 

Skicka inbjudan igen 

I listan över skickade inbjudningar är det möjligt att öppna en inbjudna och skicka den på nytt, ifall användare inte hittar den eller glömt bort att aktivera sitt konto. Tryck på namnet i listan över skickade inbjudningar och tryck på knappen ”Skicka inbjudan igen” som bilden nedan visar.

Roller 

Det finns tre olika kategorier av roller; de som bara kan se elevernas resultat, de som kan utföra testerna samt de som kan administrera systemet.

admin maj

Ändra, återställ eller radera ett användarkonto 

För att ändra ett aktivt användarkonto tryck på användarens namn i listan, som bilden nedan visar.

Ändra ett aktivt användarkonto enligt följande funktioner i bilden nedan. 

  1. Lägg till ett nytt telefonnummer och tryck spara för att återställa användarens telefonnummer för multifaktorautentisering.
  2. Ändra användarens behörighetsroll genom att byta eller lägga till flera roller.
  3. Ta bort en sparad behörighetsroll.
  4. Radera användarkontot.